Pada tahun 2007, Queensland Health, Departemen Kesehatan negara bagian di Australia, memutuskan untuk mengganti sistem penggajian mereka yang sudah usang dengan solusi yang lebih modern dan efisien. IBM dipilih sebagai vendor software house untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem penggajian baru ini. Proyek ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi penggajian bagi lebih dari 80 ribu karyawan.
Dari awal, proyek ini menghadapi berbagai masalah yang signifikan. Pertama, IBM dan Queensland Health gagal dalam mendefinisikan kebutuhan dan spesifikasi proyek dengan jelas. Akibatnya, sistem yang dikembangkan tidak sepenuhnya memenuhi persyaratan penggajian yang kompleks di Queensland Health.
Kedua, proyek ini kekurangan manajemen yang efektif. Ada masalah dengan pengawasan, pengelolaan sumber daya, dan koordinasi antara tim proyek dan vendor software house. Hal ini mengakibatkan berbagai keterlambatan dan kesalahan dalam proses pengembangan.
Selanjutnya, sistem ini tidak diuji dengan cukup mendalam sebelum diluncurkan. Selain itu, pelatihan yang diberikan kepada pengguna akhir tidak memadai, menyebabkan kesalahan operasional yang signifikan setelah peluncuran.
Terakhir, sistem penggajian di Queensland Health sangat kompleks karena harus mematuhi berbagai Undang-undang Ketenagakerjaan dan peraturan kesehatan. IBM tidak sepenuhnya memahami atau mengakomodasi kompleksitas ini dalam sistem yang mereka kembangkan.
Proyek ini berujung pada peluncuran sistem penggajian yang bermasalah pada Maret 2010. Dampaknya sangat merugikan. Ribuan karyawan tidak menerima gaji mereka dengan benar. Beberapa menerima gaji yang jauh lebih rendah dari yang seharusnya, sementara yang lain tidak dibayar sama sekali. Ada juga yang menerima gaji lebih besar dari yang seharusnya, menyebabkan kekacauan dalam keuangan departemen.
Proyek ini mengalami pembengkakan biaya yang sangat besar. Dari anggaran awal sebesar $6,19 juta, biaya proyek meningkat menjadi lebih dari $1,2 miliar. Biaya ini mencakup perbaikan sistem, manajemen krisis, dan pembayaran gaji yang salah.
Proyek ini menjadi salah satu contoh bagaimana kegagalan dalam manajemen proyek dan pemilihan vendor software house dapat menyebabkan kerugian finansial yang besar dan dampak operasional yang serius.
Berikut ini beberapa tips memilih software house untuk proyek software bisnis Anda:
1. Evaluasi Pengalaman dan Portofolio
Tinjau portofolio proyek software house yang telah mereka selesaikan. Periksa apakah software house tersebut memiliki pengalaman dalam industri atau jenis proyek yang serupa dengan kebutuhan Anda. Minta referensi dari klien sebelumnya dan lakukan wawancara untuk memahami pengalaman mereka. Software house dengan pengalaman yang relevan akan lebih memahami tantangan dan kebutuhan khusus proyek Anda, yang dapat meningkatkan peluang keberhasilan proyek.
2. Periksa Kompetensi Teknologi
Pastikan software house memiliki keahlian dalam teknologi yang Anda butuhkan. Seperti bahasa pemrograman, framework, platform, dll. Tanyakan tentang sertifikasi dan pelatihan yang dimiliki oleh tim software developer mereka. Memastikan bahwa software house memiliki keahlian teknis yang diperlukan sangat penting untuk mengembangkan solusi yang efisien dan sesuai dengan standar industri.
3. Tinjau Proses Manajemen Proyek
Tanyakan tentang metodologi manajemen proyek yang mereka gunakan (misalnya, Agile, Scrum, atau Waterfall). Cari tahu bagaimana mereka menangani perubahan persyaratan dan bagaimana mereka berkomunikasi dengan klien selama proyek. Proses manajemen proyek yang terstruktur dan transparan membantu memastikan bahwa proyek berjalan lancar dan sesuai dengan jadwal.
4. Evaluasi Komunikasi dan Kolaborasi
Perhatikan responsivitas dan kemampuan komunikasi tim software developer selama fase penawaran. Tanyakan tentang media dan saluran komunikasi yang akan digunakan selama proyek. Komunikasi yang efektif dan kolaborasi yang baik sangat penting untuk menghindari kesalahpahaman dan memastikan bahwa proyek berkembang sesuai harapan Anda.
5. Tinjau Keamanan dan Kepatuhan
Pastikan software house menerapkan kebijakan keamanan data yang ketat dalam proses pengembangan software mereka. Tanyakan tentang kepatuhan mereka terhadap standar industri dan regulasi yang relevan. Keamanan dan kepatuhan adalah aspek kritis, terutama jika proyek Anda melibatkan data sensitif atau harus mematuhi regulasi tertentu.
6. Periksa Stabilitas Keuangan dan Reputasi
Tinjau laporan keuangan atau minta informasi tentang stabilitas keuangan software house. Cari ulasan dan testimoni online untuk mendapatkan gambaran tentang reputasi mereka di industri. Software house yang stabil secara finansial dan memiliki reputasi yang baik lebih mungkin untuk menyelesaikan proyek dengan sukses dan memberikan dukungan jangka panjang.
7. Pertimbangkan Lokasi Workshop
Pertimbangkan lokasi workshop tim software developer mereka dengan kantor Anda. Lokasi workshop yang dekat dapat menghemat waktu perjalanan ke kantor Anda apabila ada meeting. Waktu perjalanan yang efisien dapat dimanfaatkan untuk mengoptimalkan kinerja pengembangan software.
8. Tinjau Struktur Biaya dan Syarat & Ketentuan yang Diajukan
Tanyakan tentang struktur biaya dan pastikan Anda memahami semua komponen biaya yang mungkin terlibat. Tinjau syarat dan ketentuan yang diajukan dengan cermat, termasuk ketentuan pembayaran, hak kepemilikan intelektual, dan kebijakan pembatalan. Memahami struktur biaya dan syarat & ketentuan membantu menghindari kejutan biaya yang tidak terduga dan memastikan bahwa kedua belah pihak memahami kewajiban mereka.
9. Uji Dahulu dengan Proyek Kecil
Pertimbangkan untuk memulai dengan proyek kecil atau tahap awal sebelum berkomitmen pada proyek besar. Gunakan proyek kecil ini untuk mengevaluasi kinerja, komunikasi, dan kualitas pekerjaan software house yang Anda pekerjakan. Proyek kecil memberikan kesempatan untuk menguji kerjasama dan kemampuan software house tanpa risiko besar, membantu Anda membuat keputusan yang lebih informatif sebelum berinvestasi lebih banyak.
10. Pastikan Layanan Dukungan Pasca-Proyek
Tanyakan tentang layanan dukungan dan pemeliharaan yang mereka tawarkan setelah proyek selesai. Pastikan ada kesepakatan tentang bagaimana penanganan bug dan pembaruan di masa depan. Layanan dukungan pasca-proyek yang baik sangat penting untuk memastikan bahwa sistem Anda berfungsi dengan baik dan dapat ditingkatkan di masa mendatang.
Memilih vendor software house yang tepat adalah langkah penting dalam memastikan keberhasilan proyek software bisnis Anda. Dengan mengikuti tips di atas, Anda dapat mengurangi risiko kegagalan, menghindari masalah yang tidak terduga, dan meningkatkan peluang untuk mencapai hasil yang sesuai dengan harapan Anda. Ingatlah bahwa kemitraan yang baik dengan vendor dapat membawa manfaat jangka panjang bagi bisnis Anda, jadi lakukan evaluasi dengan cermat dan bijaksana.
Jika Anda mencari mitra yang dapat diandalkan untuk pengembangan software bisnis Anda, pilihlah Pollux Integra. Dengan pengalaman yang luas, keahlian teknologi terkini, dan komitmen untuk memberikan solusi terbaik, Pollux Integra siap membantu mewujudkan visi proyek Anda dengan kualitas dan profesionalisme yang tinggi. Hubungi kami hari ini untuk konsultasi gratis dan temukan bagaimana kami bisa menjadi bagian dari kesuksesan bisnis Anda.