Jasa Implementasi Odoo ERP & CRM dari Pollux Integra

Jasa Implementasi Odoo ERP & CRM dari Pollux Integra

Implementasi Odoo ERP & CRM merupakan proyek yang kompleks dan penuh tantangan. Tantangan utama bukan dari sisi teknologi, tetapi bagaimana mengelola perubahan budaya kerja perusahaan. Hal yang lebih dikenal dengan manajemen perubahan, change management. Perusahaan jasa implementasi Odoo ERP & CRM dapat membantu untuk mengorganisasi dan mengelola itu semua, baik itu orang (people), proses (process), dan teknologi (technology).

Tantangan dan Risiko Implementasi ERP & CRM

Implementasi ERP & CRM merupakan pekerjaan yang tidak mudah dan penuh tantangan, karena prosesnya kompleks dan mempengaruhi keseluruhan organisasi. Perubahan budaya kerja diperlukan untuk beralih dari pekerjaan manual ke otomatisasi.

Hal ini memaksa semua pihak dalam perusahaan untuk bersama-sama mengatasi tantangan dalam implementasi ERP & CRM. Perusahaan membutuhkan tim proyek yang berkomitmen mewakili semua pengguna demi tercapainya kesuksesan implementasi ERP & CRM.

Kunci kesuksesan implementasi ERP & CRM adalah menemukan keseimbangan antara orang (people), proses (process), dan teknologi (technology). Perusahaan mungkin akan menghadapi tantangan yang berhubungan dengan orang, seperti menolak adanya perubahan, atau ditemuinya kendala-kendala teknis. Berikut ini merupakan beberapa tantangan dalam implementasi ERP & CRM:

  • Pemilihan konsultan implementasi ERP & CRM.
  • Komitmen dari jajaran manajemen.
  • Pelatihan pengguna yang tepat dan sesuai.
  • Lini waktu (timeline) proyek.
  • Perencanaan dan manajemen proyek yang tepat.
  • Biaya implementasi.
  • Retensi dari karyawan.
  • Pengujian yang cukup.
  • Biaya perawatan (maintenance).
  • Investasi untuk infrastruktur IT.

Solusi Manajemen Bisnis dari Odoo ERP & CRM

Odoo adalah sebuah platform solusi manajemen bisnis yang lengkap dan terintegrasi. Odoo terdiri dari banyak aplikasi atau modul, seperti CRM, Project Management, Purchasing, Inventory, Website & E-Commerce, Accounting, Marketing Automation, hingga Low-Code Platform.

Framework Odoo terdiri dari lebih dari 30 aplikasi, yang disebut dengan Odoo Core Modules, dan juga modul tambahan yang dikembangkan oleh komunitas. Arsitektur Odoo yang fleksibel, memungkinkan para pengembang software di seluruh dunia untuk membuat aplikasi atau modul tambahan. Aplikasi tambahan ini dapat dipublikasikan di Odoo Apps Store, baik gratis maupun berbayar.

Saat ini, Odoo terdiri dari 2 edisi: Odoo Community Edition (Odoo CE) dan Odoo Enterprise Edition (Odoo EE). Odoo CE dapat diunduh secara gratis dan diinstalasi di server sendiri. Sedangkan Odoo EE adalah versi berbayar yang menawarkan 3 opsi pemasangan: cloud, on premise, dan Odoo.sh.

Odoo Core Modules. Sumber: PPTS Solutions

Odoo mengelompokkan aplikasi-aplikasinya ke dalam beberapa kategori sesuai fungsinya. Berikut ini kategori dari aplikasi inti Odoo:

1. Keuangan – Kategori yang terkait dengan keuangan dan akuntansi. Aplikasinya antara lain: Akuntansi, Faktur, Pengeluaran, Spreadsheet (Business Intelligence), Dokumen, dan Tanda Tangan Digital.

2. Penjualan – Kategori yang berkaitan dengan aktivitas penjualan dan hubungan pelanggan. Aplikasinya antara lain: CRM, Penjualan, Point of Sales (POS), Subscription, Penyewaan, dan Amazon Connector.

3. Website – Kategori aplikasi yang berhubungan dengan pembuatan website, toko online, dan platform web lainnya. Aplikasinya antara lain: Website Builder, E-Commerce, Blog, Forum, Live Chat, dan E-Learning.

4. Inventory & MRP – Kategori yang berhubungan dengan inventory, produksi, dan perencanaan material. Aplikasinya antara lain: Inventory, Produksi, Product Lifecycle Management (PLM), Purchasing, Maintenance, dan Quality Management.

5. Sumber Daya Manusia – Kategori yang terkait dengan manajemen Sumber Daya Manusia (SDM). Aplikasinya antara lain: Database Pegawai, Rekrutmen, Manajemen Cuti, Penilaian & Kinerja, Referensi, dan Fleet Management.

6. Pemasaran – Kategori aplikasi yang digunakan untuk membantu aktivitas pemasaran perusahaan. Aplikasinya antara lain: Social Marketing, Email Marketing, SMS Marketing, Manajemen Event, Marketing Automation, dan Survey.

7. Layanan – Kategori yang berkaitan dengan pemenuhan jasa dan layanan kepada pelanggan. Aplikasinya antara lain: Project Management, Timesheet, Field Service, Call Center, Planning, dan Appointment.

8. Produktivitas – Kategori terakhir, mengelompokkan aplikasi untuk mendukung produktivitas operasional perusahaan. Discuss, Approval, IoT, VoIP.

Metode Implementasi Odoo ERP & CRM

Untuk memastikan keberhasilan implementasi Odoo ERP & CRM, perusahaan perlu berhati-hati dalam mendefinisikan kebutuhan, merancang solusi yang tepat, melakukan konfigurasi dari software, dan menguji secara ketat sebelum disosialisasikan ke pengguna. Hal ini membutuhkan perencanaan yang cermat dan terstruktur untuk memastikan proyek berjalan sesuai lingkup (on scope), tepat waktu (on time) dan sesuai anggaran (on budget).

Implementasi Odoo ERP & CRM secara umum dapat dibagi ke dalam 6 tahap, dengan tujuan tertentu untuk masing-masing tahapan. Setiap organisasi tidak sama, sehingga ada kemungkinan tahapan impelementasinya berbeda-beda. Keenam tahapan tersebut adalah: perencanaan, perancangan, pengembangan, pengujian, penyebaran, dan dukungan layanan.

Tahapan implementasi ERP. Gambar: Oracle NetSuite

1. Perencanaan (Discovery & Planning)

Apa tahapan pertama dalam implementasi Odoo ERP & CRM? Tahap pertama adalah melakukan riset dan mencari ERP & CRM yang tepat, mempersiapkan tim proyek, dan menentukan kebutuhan sistem dengan rinci.

Tim proyek bertanggung jawab penuh pada proses implementasi. Tanggung jawab tersebut antara lain: menyusun rencana proyek, menentukan lini waktu dan target, mempersiapkan sumber daya yang dibutuhkan, merancang sistem, dan manajemen proyek sehari-hari.

2. Perancangan (Design)

Tahap Perancangan dimulai dari membuat rincian kebutuhan pengguna, memahami proses bisnis di setiap departemen, dan merancang solusi ERP & CRM yang tepat. Jika dibutuhkan, tim proyek juga dapat merancang SOP baru agar proses bisnis menjadi lebih efisien dengan memanfaatkan sistem perangkat lunak.

Penting untuk banyak melibatkan pengguna dalam merancang solusi, karena merekalah yang paling memahami bagaimana sistem di lapangan bekerja. Melibatkan pengguna dalam tahap ini juga membantu memastikan bahwa mereka menyambut sistem baru ini dan memanfaatkan sepenuhnya.

3. Pengembangan (Development)

Dengan rancangan yang sudah siap dari tahapan sebelumnya, tim fungsional dan software developer siap untuk melakukan pengembangan. Detail pekerjaan pada tahap ini seperti melakukan konfigurasi pada sistem, dan jika dibutuhkan, penyesuaian pada alur sistem dengan menambahkan kode pemrograman. Biasanya juga ada pekerjaan integrasi dengan sistem lain yang berjalan di perusahaan. Integrasi memastikan aliran data terhubung antar ERP & CRM dengan sistem yang lain.

4. Pengujian (Testing)

Pengujian dan pengembangan dapat dikerjakan secara bersamaan. Contohnya, tim proyek dapat menguji modul dan fitur tertentu, melakukan perbaikan atau penyesuaian berdasarkan hasilnya, dan menguji ulang. Pengujian fitur dasar perangkat lunak harus diikuti dengan pengujian yang ketat terhadap fungsional keseluruhan sistem. Pengguna juga perlu dilibatkan untuk menguji sistem dalam aktivitas mereka sehari-hari. Tahapan ini juga harus mencakup pengujian data yang dimigrasikan untuk memastikan input dan output sudah sesuai.

5. Penyebaran (Deployment)

Sampailah pada tahapan sistem ERP & CRM diperkenalkan dan mulai dioperasikan oleh pengguna. Bersiaplah untuk berbagai masalah yang mungkin timbul, seperti adanya fitur yang tidak berfungsi, kebingungan pengguna dalam mengoperasikannya, dan kendala-kendala teknis lainnya. Pengguna mungkin perlu beradaptasi dengan sistem yang baru serta butuh waktu dalam mencapai tingkat produktivitas yang optimal.

6. Dukungan Layanan (Support)

Memelihara sistem ERP & CRM setelah implementasi membantu membuat pengguna nyaman dan memastikan organisasi memperoleh manfaat yang diinginkan. Tim proyek masih bertanggung jawab pada tahapan ini: mendengarkan masukan dari pengguna dan melakukan penyesuaian jika dibutuhkan.

Jasa Implementasi Odoo ERP & CRM dari Pollux Integra

Pollux Integra merupakan perusahaan yang melayani jasa konsultasi dan implementasi Odoo ERP & CRM. Berpengalaman dalam implementasi ERP & CRM sejak tahun 2012. Untuk pertanyaan dan konsultasi, silakan hubungi kami di 0817-9662-311.

Share this post

Leave a Reply

Your email address will not be published.